Der Kapazitätshinweis

Pläne scheitern öfter an der Rechnung als am Willen. Vier Aufgaben, die sich jede nach „zwanzig Minuten“ anfühlen, passen nicht in die Stunde vor dem Kundentermin — und das merkt man meist um halb vier.

Make My Day rechnet, während du noch planst. Wo eine Reihe von Aufgaben zwischen zwei Terminen liegt, vergleicht die App, wie lange diese Aufgaben brauchen, mit der Zeit, die wirklich da ist — und sagt nur dann etwas, wenn es nicht passt.

Die Regel in einem Satz

Für jede Strecke zwischen zwei Terminen: addiere die Aufgaben, die du hineingelegt hast, vergleiche das mit der Zeit zwischen dem Ende des einen und dem Beginn des nächsten Termins — und markiere die Aufgaben mit dem, was fehlt, wenn sie mehr brauchen.

Das ist die ganze Funktion. Im Feld steht 15 Min. zu lang und sonst nichts: keine Gegenüberstellung von geplant und verfügbar, keine hochgerechneten Endzeiten, keine Ratschläge.

Markiert werden die Aufgaben, nicht der Termin

Das Feld liegt um die Aufgaben, und das ist Absicht. Drei Aufgaben, die 75 Minuten brauchen, in einer Lücke von 60 Minuten sind eine Planungsentscheidung, die du getroffen hast. Der Termin danach kann nichts dafür, und ihn rot zu umranden würde das Falsche beschuldigen.

Es heißt auch: Die Korrektur ist dort, wo der Hinweis ist. Kürze eine Aufgabe, zieh eine aus der Strecke heraus, hak eine ab, oder lass den Termin im Kalender wandern — die Rechnung läuft sofort neu. Wenn es passt, verschwindet das Feld. Nichts wird gespeichert, es bleibt also auch kein alter Hinweis stehen.

Was als verfügbare Zeit zählt

• Termine begrenzen die Strecke. Eine Strecke ist die Reihe von Aufgabenzeilen zwischen zwei Terminzeilen — genau das, was du siehst.
• Überlappende und ineinander liegende Termine werden zuerst zusammengefasst, damit ein kurzes Review innerhalb eines längeren Workshops keine negative Lücke ergibt. Zwei Termine, die direkt aneinander anschließen, lassen eine Strecke von genau null Minuten — eine Aufgabe, die dort landet, hat keinen Platz.
• Ein ganztägiger Termin begrenzt nichts. Er sitzt im Band über dem Tag, nicht in den Stunden.
• Ein bereits erledigter Termin zählt weiterhin. Ein abgeschlossenes Telefonat von 10:00 bis 10:30 bedeutet, dass der Vormittag keine durchgehende Strecke war; ihn wegzulassen würde stillschweigend zwei Strecken zu einer verschmelzen.
• Ein Termin, den dein Kalender als Frei führt, verbraucht die Zeit nicht. Ein Zwei-Stunden-Fenster, um den Techniker hereinzulassen, sagt, wo du bist, nicht dass die zwei Stunden verbraucht sind — die Arbeitszeit läuft mitten hindurch. Rechne mit der Folge: Eine Aufgabe in diesem Fenster liegt sichtbar über dem Termin statt dahinter. Der Termin ist die Einschränkung, die Aufgabe ist der Aufwand. Nur Frei verhält sich so. Vorläufig und Gebucht blockieren weiterhin, und du änderst die Einstellung unter Anzeigen als in den Details des Eintrags — auf jedem Kalender, der den Wert speichern kann.

Was als benötigte Zeit zählt

• Die Dauer einer Aufgabe, wenn du eine angegeben hast.
• Dreißig Minuten, wenn nicht. Eine Liste ohne Zeitangaben bekommt so eine ehrliche Schätzung, statt als geschenkte Zeit zu gelten — und die Annahme wird nie auf die Aufgabe geschrieben. Gib ihr später eine echte Dauer, und es wurde nichts für dich entschieden.
• Erledigte Aufgaben bleiben außen vor. Sie brauchen keine Zeit mehr.
• Eine wiederkehrende Aufgabe zählt auch an den kommenden Tagen, wo sie als Vorhersage gezeigt wird. Es ist Zeit, die verbraucht werden wird, und dass der Dienstag nächster Woche schon voll ist, ist heute etwas wert.

Für diese dreißig Minuten gibt es keine Einstellung, und geschätzte Werte sind nicht besonders gekennzeichnet. Beides wurde erwogen und verworfen: Ein Schätzzeichen auf jeder Zeile wäre ein größerer Eingriff in den Tag als dieser Hinweis selbst.

Wo der Tag wirklich beginnt und endet

Aufgaben vor deinem ersten Termin stapeln sich von ihm aus rückwärts. Aufgaben nach dem letzten stapeln sich vorwärts. So zeigt die erste Zeile des Morgenblocks die Uhrzeit, zu der du tatsächlich beginnen müsstest, und die letzte Zeile des Abendblocks, wann du tatsächlich fertig wärst.

Dahinter steckt keine Einstellung für Arbeitszeiten, und es soll auch keine geben. Die Zeiten kommen aus den Terminen, die du wirklich hast, und stimmen damit für diesen Tag statt für einen durchschnittlichen. Wenn der errechnete Beginn 06:15 lautet, hat der Tag dir schon etwas gesagt.

Drei Details:

• Diese beiden Blöcke werden nie als zu lang markiert. Vor dem ersten und nach dem letzten Termin gibt es keine abschließende Grenze, also auch nichts, wogegen sich rechnen ließe — die Randzeiten benennen nur die zwei Uhrzeiten.
• Ein Tag ohne Termine hat gar keine Ränder. Es gibt nichts, wovon aus sich rückwärts oder vorwärts zählen ließe, also bleibt er völlig ruhig.
• Ein Block, der über Mitternacht hinausreicht, nennt den Wochentag, damit eine nackte Uhrzeit nicht als heute Abend gelesen wird.

Was Fokus und Ausblenden mit der Rechnung machen

Die beiden sehen auf dem Bildschirm ähnlich aus und verhalten sich mit Absicht verschieden.

Ein Ziel zu fokussieren ändert die Zahlen nicht. Der Fokus ist eine vorübergehende Linse: Er filtert den Tag auf die Arbeit herunter, die einem Ziel dient. Würde nur gemessen, was die Linse übrig lässt, käme eine überfüllte Strecke als passend heraus — weil die Zeilen, die sie überfüllen, aus der Ansicht gefiltert wurden und nicht aus dem Tag.

Einen Termin auszublenden ändert sie sehr wohl. Ausblenden heißt: Das soll den Tag nicht prägen. Seine Zeit wird damit zu Platz für Aufgaben. Hol die ausgeblendeten Zeilen zurück — der Tag bietet dann 2 ausgeblendete Objekte anzeigen an — und sie zählen wieder mit.

Es gibt keine Einstellungen

Nicht „die Voreinstellungen sind gut“ — es gibt keinen Bildschirm dafür. Kein Planungsfenster, keine Arbeitszeiten, keine Standarddauer, keinen Schalter, nirgends in der App eine Zusammenfassung. Ein Hinweis, der nur bei einem echten Problem erscheint, braucht das nicht, und all diese Varianten wurden entworfen und verworfen, bevor die Funktion ausgeliefert wurde.

Was der Verzicht kostet, sei offen gesagt: Die App beantwortet nicht, „wie früh müsste ich dafür aufstehen“ oder „wann wäre dieser Tag zu Ende“. Dafür bräuchte es eine Grenze, die der Tag von sich aus nicht hat.

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Verwandt: Einen überladenen Tag retten ist die Fünf-Minuten-Routine, für die dieser Hinweis gebaut wurde, und Morgen in fünf Minuten planen ist der Weg, ihn gar nicht erst zu brauchen.